Die Einkünfte aus der Vermietung von Immobilien stellen in der Regel Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung dar, die in der Einkommensteuererklärung mithilfe der Anlage V angegeben werden.
Vermieter sind jedoch immer auch Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Meist fällt auf ihre Mieteinnahmen aber keine Umsatzsteuer an, weil die Vermietung von bebauten und unbebauten Grundstücken bis auf wenige Ausnahmefälle umsatzsteuerfrei ist (§ 4 Nr. 12 a) UStG).
Zu den Ausnahmen gehört die kurzfristige Vermietung, beispielsweise bei Ferienwohnungen, die mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % umsatzsteuerpflichtig ist.
Vermieter einer Ferienwohnung können aber von einer anderen Vergünstigung profitieren: der Kleinunternehmer-Regelung. Liegen ihre Nettoeinnahmen des Vorjahres unter der Grenze von 25.000 Euro, sind auch die Mieten aus kurzfristiger Vermietung umsatzsteuerfrei.
Eine weitere Ausnahme bei der Umsatzsteuerbefreiung von Mieten ist die Option zur Umsatzsteuerpflicht. Vermieten Sie Räume an andere Unternehmer, die wiederum in der Immobilie umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, können Sie auf die Steuerbefreiung für Mieteinnahmen verzichten. Dann unterliegen Ihre Leistungen dem Regelsteuersatz von 19 %.
Seit dem 1.1.2025 gilt für alle Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Diese gilt einerseits aktiv, das heißt Ausgangsrechnungen müssen als E-Rechnungen erstellt werden, und andererseits passiv, was bedeutet, dass jeder Unternehmer in der Lage sein muss eine E-Rechnung zu empfangen. Während es für das Erstellen von E-Rechnungen großzügige Übergangsfristen gibt, greift die Pflicht E-Rechnungen empfangen zu können bereits seit Jahresbeginn für alle Unternehmer.
Die E-Rechnungspflicht gilt damit auch für Vermieter von Wohnungen oder Ferienwohnungen. In der Regel werden diese sich jedoch lediglich mit dem Empfang von E-Rechnungen beschäftigen müssen. Der Grund hierfür ist, dass die Finanzverwaltung Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Mieteinnahmen von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, ausgenommen hat. Und Kleinunternehmer müssen nie E-Rechnungen erstellen.
Kauft man jedoch einen Gegenstand für die vermietete Immobilie oder bezieht man eine Bau- oder sonstige Dienstleistung hierfür, kann es sein, dass der leistende Unternehmer mithilfe einer E-Rechnung abrechnet. Dann müssen Vermieter in der Lage sein, diese anzunehmen.
Beim Empfang von elektronischen Rechnungen gibt es zwei gängige Formate: X-Rechnung und ZUGFeRD. Welches Format der Rechnungsaussteller verwendet, bleibt ihm überlassen.
Für Vermieter ist die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format komfortabler. Denn dabei handelt es sich um ein hybrides Format, bei dem man oft auf den ersten Blick gar nicht erkennt, dass es sich um eine E-Rechnung handelt, weil man als Empfänger lediglich eine PDF-Datei per E-Mail erhält, die ohne Weiteres geöffnet, gelesen und ggf. ausgedruckt werden kann. Diese Datei enthält die Rechnungsangaben im Hintergrund auch in einem maschinenlesbaren Format, sodass sie mithilfe bestimmter Software automatisch eingelesen werden kann.
Erhalten Vermieter E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, müssen sie sich um nichts weiter kümmern. Sie können die erhaltene PDF-Datei ohne Weiteres lesen, die Rechnung überweisen und elektronisch oder in Papierform zu ihren Steuerunterlagen nehmen.
Versendet der leistende Unternehmer hingegen seine Rechnungen als X-Rechnung, erhalten Empfänger eine Datei im XML-Format, die sie mithilfe der Standardanwendungen auf einem Computer nicht lesbar machen können. Damit die Rechnungsangaben überprüft, die Rechnung bezahlt und für die Einkommensteuererklärung archiviert werden können, müssen sie zunächst für das menschliche Auge lesbar gemacht werden. Hierfür gibt es im Internet verschiedene Angebote.
Auch die Finanzverwaltung bietet eine kostenlose Möglichkeit, Rechnungen im X-Rechnungs-Format lesbar zu machen. Hierzu müssen Empfänger die vom Unternehmer erhaltene XML-Datei auf www.elster.de/eportal/e-rechnung hochladen. Danach können sie das Dokument weiterverarbeiten.
Vermieten Vermieter Immobilien umsatzsteuerpflichtig, unterliegen sie der aktiven und passiven E-Rechnungspflicht. Meist werden sie im Jahr 2025 wegen der Übergangsregelungen noch keine E-Rechnungen selbst erstellen müssen.
Aber selbst, wenn diese Ausnahmen wegfallen, müssen sie nicht für jede Mietzahlung eine E-Rechnung erstellen. Es reicht aus, dass für die erste Mieteinnahme innerhalb des Mietverhältnisses eine E-Rechnung erstellt wird. Dieser fügt man den Mietvertrag als Anlage bei und weist darauf hin, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.