Wer als Selbständiger ein häusliches Arbeitszimmer nutzt, muss für den steuerlichen Abzug nicht nur die allgemeinen Voraussetzungen erfüllen. Auch die Art und der Zeitpunkt der Aufzeichnungen können darüber entscheiden, ob die Kosten als Betriebsausgaben anerkannt werden. Das zeigt ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs vom 24.3.2026 unter dem Aktenzeichen VIII R 6/24. Die obersten Finanzrichter stellen klar, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln, gesondert und zeitnah aufgezeichnet werden müssen. Eine bloße Sammlung von Rechnungen und Belegen reicht nicht aus.
Im Streitfall erzielte ein selbständig tätiger Steuerpflichtiger im Jahr 2017 Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit. Seinen Gewinn ermittelte er durch Einnahmen-Überschussrechnung. Für seine berufliche Tätigkeit nutzte er Räume im Dachgeschoss seines Eigenheims sowie eine Bibliothek im Erdgeschoss. Beide Bereiche bildeten nach Auffassung der Gerichte eine funktionale Einheit und damit gemeinsam ein häusliches Arbeitszimmer. Der Mittelpunkt seiner gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit lag dort. Damit konnten die Arbeitszimmerkosten nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b des Einkommensteuergesetzes (EStG) grundsätzlich in voller Höhe als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.
In seiner Steuererklärung machte der Kläger verschiedene Kosten für das Arbeitszimmer geltend. Dazu gehörten anteilige Gebäudeaufwendungen, Abschreibungen und weitere Aufwendungen. Im Einspruchsverfahren stritten der Kläger und das Finanzamt zunächst vor allem darüber, welcher Flächenanteil des Hauses auf das Arbeitszimmer entfiel und welche Kosten dem betrieblich genutzten Bereich zuzurechnen waren. Der Kläger vertrat die Auffassung, dass für die Aufteilung die Nutzfläche maßgeblich ist. Das Finanzamt legte dagegen die Wohnflächenverhältnisse zugrunde und erkannte nur einen Teil der geltend gemachten Kosten als Betriebsausgaben an.
Im anschließenden Klageverfahren rückte jedoch eine andere Frage in den Mittelpunkt. Das Hessische Finanzgericht forderte den Kläger auf, seine Aufzeichnungen zu den Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer vorzulegen. Der Kläger reichte daraufhin eine Aufstellung über die Kosten des gesamten Gebäudes ein. Er erklärte, dass er die Belege im Laufe des Jahres gesammelt und die Aufstellung erst im Zusammenhang mit der Erstellung seiner Einkommensteuererklärung gefertigt hatte. Das Hessische Finanzgericht wies die Klage mit Urteil vom 13.10.2022 unter dem Aktenzeichen 10 K 1672/19 ab. Nach seiner Auffassung erfüllte diese Vorgehensweise nicht die besonderen Aufzeichnungspflichten.
Der Bundesfinanzhof bestätigte diese Entscheidung. Nach § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG müssen unter anderem Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG macht diese besondere Aufzeichnung zu einer zusätzlichen Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Fehlen ordnungsgemäße Aufzeichnungen, entfällt der Abzug unabhängig davon, ob die Ausgaben tatsächlich entstanden und betrieblich veranlasst sind.
Nach Ansicht des obersten Finanzgerichts müssen sämtliche Aufwendungen für das Arbeitszimmer und dessen Ausstattung einzeln und zeitnah erfasst werden. Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung kann dies beispielsweise in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen erfolgen. Zulässig ist auch ein gesondertes schriftliches oder digitales Dokument, in dem die betreffenden Kosten gebündelt festgehalten werden. Eine geordnete Belegsammlung allein genügt dagegen nicht. Das entspricht der bisherigen Rechtsprechung zu anderen besonders aufzeichnungspflichtigen Betriebsausgaben.
Entscheidend ist auch der zeitliche Zusammenhang. Die Aufzeichnung darf nicht erst viele Monate später bei Erstellung der Steuererklärung erfolgen. Vielmehr sind die erforderlichen Aufzeichnungen regelmäßig innerhalb von zehn Tagen vorzunehmen. Ausnahmsweise kann eine Verzögerung von höchstens einem Monat noch unschädlich sein. Für bestimmte Kosten, deren genaue Höhe erst nach Ablauf des Jahres feststeht, bestehen zwar Erleichterungen. Dazu können etwa verbrauchsabhängige Kosten, Finanzierungskosten oder Abschreibungen gehören. Auch diese Beträge müssen jedoch nach Vorliegen der entsprechenden Jahresabrechnung zeitnah aufgezeichnet werden.
Diese Anforderungen erfüllte der Kläger nicht. Seine im Gerichtsverfahren vorgelegte Aufstellung enthielt zudem nicht sämtliche geltend gemachten Arbeitszimmerkosten. Unter anderem fehlten die anteiligen Abschreibungsbeträge. Außerdem hatte er die Belege lediglich gesammelt und die Gebäudeaufwendungen erst bei Erstellung der Steuererklärung zusammengefasst. Auch die Eintragung eines Gesamtbetrags für das Arbeitszimmer in der Anlage zur Einnahmen-Überschussrechnung ersetzte die vorgeschriebene Einzelaufzeichnung nicht.
Der Betriebsausgabenabzug war deshalb bereits dem Grunde nach ausgeschlossen. Auf die weitere Streitfrage, ob der Flächenanteil des Arbeitszimmers nach der DIN 277 oder nach der Wohnflächenverordnung zu berechnen ist, kam es nicht mehr an. Das Finanzamt hatte sogar einen Teil der Aufwendungen anerkannt. Eine Erhöhung der Steuer durch das Finanzgericht war jedoch wegen des Verböserungsverbots nach § 96 Abs. 1 Satz 2 der Finanzgerichtsordnung (FGO) ausgeschlossen.
Für Selbständige bedeutet das Urteil dennoch, dass bei einem häuslichen Arbeitszimmer nicht erst zum Jahresende oder bei Erstellung der Steuererklärung über die Kosten nachgedacht werden sollte. Laufende Aufwendungen müssen zeitnah und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben festgehalten werden. Sinnvoll ist eine eigene Ausgabenkategorie oder eine gesonderte digitale Liste. Anderenfalls kann selbst bei eindeutig beruflicher Nutzung und tatsächlich entstandenen Kosten der vollständige Betriebsausgabenabzug verloren gehen.