Wer als Ehepaar Arbeitslohn bezieht und die Steuerklassen III und V gewählt hat, muss oft eine Einkommensteuererklärung abgeben. Genau an diesem Punkt entstehen in der Praxis immer wieder Probleme. Viele Steuerpflichtige verlassen sich darauf, dass der Finanzverwaltung die Lohnsteuerdaten ohnehin elektronisch vorliegen. Das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 14.5.2025 unter dem Aktenzeichen VI R 14/22 zeigt aber, dass die bloße technische Abrufbarkeit solcher Daten noch nicht bedeutet, dass die zuständigen Bearbeiter sie steuerlich bereits »kennen«.
Im Streitfall ging es um Eheleute, die für 2009 und 2010 zusammen zur Einkommensteuer veranlagt wurden. Bis 2008 hatte nur der Ehemann Arbeitslohn bezogen. In diesen Jahren gaben die Eheleute regelmäßig Einkommensteuererklärungen ab. Für 2009 und 2010 erzielte dann auch die Ehefrau Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Der Ehemann blieb in Steuerklasse III, die Ehefrau war in Steuerklasse V. Damit lag nach § 25 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) in Verbindung mit § 56 Satz 1 Nr. 1 Buchst. b der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung und § 46 Abs. 2 Nr. 3a EStG eine Pflichtveranlagung vor. Trotzdem gaben die Eheleute für beide Jahre keine Steuererklärungen mehr ab. Die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen der Arbeitgeber waren zwar an die Finanzverwaltung übermittelt und dort unter der Steuernummer der Eheleute gespeichert. Der Steuerfall blieb intern aber weiterhin als Antragsveranlagung abgelegt. Erst Anfang 2018 fiel im Rahmen einer Prüfliste auf, dass eigentlich eine Pflicht zur Abgabe bestanden hatte. Daraufhin erließ das Finanzamt Schätzungsbescheide und setzte auch Verspätungszuschläge fest.
Das Finanzgericht Münster hatte der Klage zunächst stattgegeben. Nach seiner Sicht fehlte es am objektiven Tatbestand einer Steuerhinterziehung durch Unterlassen nach § 370 Abs. 1 Nr. 2 der Abgabenordnung (AO). Das Gericht meinte, die erforderlichen Informationen hätten dem zuständigen Bearbeiter ja abrufbar vorgelegen. Deshalb habe die Finanzbehörde die wesentlichen Tatsachen bereits gekannt. Das Finanzamt hielt das für falsch und legte Revision ein.
Der Bundesfinanzhof gab dem Finanzamt nun leider Recht und hob das Urteil des erstinstanzlichen Finanzgerichts auf. Das Verfahren wurde zudem zurückverwiesen. Die obersten Finanzrichter stellten klar, dass für die Frage der Kenntnis nicht auf alles abzustellen ist, was irgendwo technisch im Datenbestand der Behörde gespeichert ist. Entscheidend ist vielmehr, was den organisationsmäßig zuständigen Personen bekannt ist, also den Bearbeitern, die für den Steuerfall zuständig sind oder den Bescheid erlassen. Der gesamte Inhalt einer Papierakte oder elektronischen Akte gilt als bekannt. Auch Informationen, die dem Sachbearbeiter über ein elektronisches Informationssystem unmittelbar zur Verfügung gestellt werden, sind der Behörde zuzurechnen. Anders ist es aber bei Daten, die nicht automatisch in die Akte gelangen, sondern nur auf einem Datenspeicher zum Abruf bereitliegen. Solche Daten sind nicht allein deshalb bekannt, weil sie mit der Steuernummer des Steuerpflichtigen verknüpft sind.
Genau das war hier der entscheidende Punkt. Die Lohnsteuerdaten der Ehefrau waren zwar gespeichert, sie waren aber nicht automatisch Teil der bearbeiteten Akte geworden. Wegen der fortbestehenden internen Speicherung als Antragsveranlagung bestand für den zuständigen Bearbeiter auch kein Anlass, den Datenspeicher gesondert zu prüfen. Kenntnis vom steuerlich erheblichen Sachverhalt lag daher erst vor, als die Prüfliste 2018 auf den Fall aufmerksam machte. Damit war die Annahme des Finanzgerichts, die Behörde habe schon im maßgeblichen Veranlagungszeitpunkt alles gewusst, rechtsfehlerhaft.
Allerdings entschied das oberste Finanzgericht den Fall noch nicht endgültig. Es fehlten Feststellungen dazu, ob die Eheleute vorsätzlich eine Steuerhinterziehung oder zumindest leichtfertig eine Steuerverkürzung begangen hatten.
Davon hängt ab, ob sich die reguläre Festsetzungsfrist von vier Jahren nach § 169 Abs. 2 AO auf zehn Jahre bei Steuerhinterziehung oder auf fünf Jahre bei leichtfertiger Steuerverkürzung verlängert. Erst dann steht fest, ob die Bescheide noch rechtzeitig waren.