Wenn Steuerbescheide oder Einspruchsentscheidungen mit der Post verschickt werden, hängt oft viel davon ab, an welchem Tag das Schreiben als bekanntgegeben gilt. Dann beginnt nämlich die Klagefrist. Im Steuerrecht gibt es dafür eine gesetzliche Vermutung. Nach § 122 Abs. 2 Nr. 1 der Abgabenordnung (AO) gilt ein schriftlicher Verwaltungsakt im Inland grundsätzlich am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekanntgegeben. Genau diese Vermutung kann aber kippen, wenn der normale Postlauf gerade nicht typisch funktioniert. Mit einem solchen Fall hat sich der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 29.7.2025 unter dem Aktenzeichen VI R 6/23 befasst.
Im Streitfall ging es zunächst inhaltlich um die Einkommensteuer 2020 eines Arbeitnehmers. Das Finanzamt erkannte eine begehrte Minderung des Sachbezugs für die Privatnutzung eines Firmenwagens nicht an und begrenzte außerdem die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer auf 1.250 Euro. Der Steuerpflichtige legte Einspruch ein. Diesen wies das Finanzamt mit Einspruchsentscheidung vom 28.1.2022 zurück. Die Entscheidung wurde an den Prozessbevollmächtigten des Klägers mit einfachem Brief versandt und am selben Freitag an einen privaten Postdienstleister übergeben. Problematisch war dabei die Zustellpraxis im Gewerbegebiet der Kanzlei. Dort wurde regelmäßig nur von Dienstag bis Freitag zugestellt. Die Sendungen für Samstag wurden erst am folgenden Montag nachgeliefert. In der Kanzlei trug die Einspruchsentscheidung den Eingangsstempel vom 3.2.2022. Die Klage ging am 3.3.2022 beim Finanzgericht ein. Entscheidend war deshalb die Frage, ob die Einspruchsentscheidung schon kraft gesetzlicher Vermutung am 31.1.2022 als bekanntgegeben galt oder ob ein späterer Zugang anzunehmen war.
Der Kläger machte geltend, die Klagefrist sei eingehalten. Er verwies auf den Eingangsstempel vom 3.2.2022 und darauf, dass der eingesetzte private Zustelldienst nicht zuverlässig innerhalb von drei Tagen zustellte. Das Finanzamt hielt dem die gesetzliche Bekanntgabevermutung entgegen. Das Finanzgericht Münster hatte die Klage noch als unzulässig abgewiesen. Es war also davon ausgegangen, dass die Einspruchsentscheidung rechtzeitig als bekanntgegeben galt und die Klagefrist bereits früher abgelaufen war.
Der Bundesfinanzhof hob diese Entscheidung auf und verwies die Sache an das Finanzgericht zurück. Die obersten Finanzrichter stellten klar, dass die Klage nicht wegen Fristversäumnis als unzulässig verworfen werden durfte. Zwar setzte die Dreitagesvermutung voraus, dass das Datum der Aufgabe zur Post feststeht. Das war hier nach den Feststellungen der Vorinstanz der Fall. Trotzdem griff die Vermutung nicht ein, weil konkrete Umstände gegen den typischen Postlauf sprachen. Der Bundesfinanzhof betonte, dass ein Steuerpflichtiger den späteren Zugang zwar substantiiert darlegen muss. Ein bloßes Bestreiten reicht nicht. Er muss Tatsachen vortragen, die einen atypischen Geschehensablauf ernsthaft möglich erscheinen lassen. Diese Anforderungen dürfen aber nicht dazu führen, dass die gesetzliche Beweislast zulasten des Steuerpflichtigen verschoben wird. Im Zweifel muss die Behörde den Zugang und den Zeitpunkt des Zugangs nachweisen.
Besonders wichtig ist die Begründung zum sogenannten strukturellen Zustellungsdefizit. Der private Postdienstleister stellte im betroffenen Gewerbegebiet samstags und sonntags überhaupt nicht zu. Am Montag wurde lediglich die »Samstagspost« nachgeliefert. Damit war gerade nicht gewährleistet, dass ein am Freitag aufgegebenes Schreiben mit der für die Dreitagesvermutung typischen Wahrscheinlichkeit innerhalb von drei Tagen beim Empfänger ankam. Der Bundesfinanzhof sah darin ein strukturelles Defizit der Zustellung. Schon deshalb war die Vermutung des § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO entkräftet. Zusätzlich sprach auch der Eingangsstempel vom 3.2.2022 für einen späteren Zugang. Anhaltspunkte dafür, dass dieser Stempel falsch war, gab es nicht. Dass die Kanzlei kein Posteingangsbuch führte und den Briefumschlag nicht aufgehoben hatte, schadete dem Kläger nicht. Der Briefumschlag hätte allenfalls etwas über die Aufgabe zur Post gesagt, nicht aber sicher über den tatsächlichen Zugang. Ein Posteingangsbuch hätte nach Ansicht des Gerichts auch keinen wesentlich höheren Beweiswert gehabt als der vorhandene Eingangsstempel.
Unterm Strich stärkt die Entscheidung die Rechte von Steuerpflichtigen, wenn Fristen an einer nur scheinbar klaren Dreitagesregel hängen. Die Bekanntgabevermutung gilt nicht schematisch. Sie setzt einen typischen und verlässlichen Postlauf voraus. Fehlt es daran, etwa wegen fester zustellfreier Tage und einer erkennbar lückenhaften Zustellorganisation, kann die Vermutung ohne Weiteres entkräftet sein. Dann bleibt es dabei, dass das Finanzamt den rechtzeitigen Zugang nachweisen muss. Für den Kläger bedeutete das, dass seine Klage als fristgerecht behandelt werden musste. Über die eigentlichen steuerlichen Fragen muss das Finanzgericht nun noch entscheiden.