Die Besteuerung von unentgeltlichen Sachentnahmen im Einzelhandel stellt eine regelmäßig wiederkehrende Herausforderung für Steuerpflichtige und Finanzverwaltung dar. Besonders betrifft dies Unternehmer, die aus ihrem Betriebsvermögen Waren für den privaten Bedarf entnehmen.
Der Gesetzgeber verlangt für diese Entnahmen grundsätzlich eine genaue Aufzeichnung, da sie ertrag- und umsatzsteuerlich als Betriebseinnahmen gelten. Um den administrativen Aufwand für typische Branchen zu reduzieren, veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen regelmäßig Pauschbeträge, mit denen anstelle aufwendiger Einzelaufzeichnungen gearbeitet werden kann. Doch es stellt sich die Frage, welche Warengruppen von diesen Vereinfachungen erfasst sind – und ob etwa sogenannte Non-Food-Artikel wie Kosmetik, Haushaltswaren oder Bücher ebenfalls unter diese Regelung fallen.
Im Mittelpunkt des vom Bundesfinanzhof entschiedenen Falls vom 16.9.2024 unter dem Aktenzeichen III R 28/22 stand genau diese Abgrenzung. Ein Einzelhändler, der Supermärkte betrieb, hatte in den Jahren 2015 bis 2017 Waren aus dem Sortiment, darunter auch Non-Food-Produkte, für den privaten Gebrauch entnommen. Anstelle einer Einzelaufzeichnung dieser Entnahmen hatte er für sich und eine mit ihm zusammenlebende Person die vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten Pauschbeträge für den Einzelhandel mit Nahrungs- und Genussmitteln angesetzt. Diese Pauschalen waren im Bundessteuerblatt für die jeweiligen Jahre veröffentlicht worden und sollten eine vereinfachte Gewinnermittlung ermöglichen.
Nach einer Außenprüfung vertrat das zuständige Finanzamt jedoch die Auffassung, dass die Pauschbeträge lediglich die Entnahme von Lebensmitteln und Getränken, nicht aber Non-Food-Produkten abdecken würden. Es verwarf die pauschale Verbuchung dieser Artikel, schätzte deren Wert eigenständig und nahm entsprechende Hinzurechnungen zur Einkommen- und Umsatzsteuer vor. Der Händler wehrte sich gegen diese steuerlichen Mehrbelastungen, blieb jedoch zunächst im Einspruchsverfahren erfolglos und klagte vor dem Finanzgericht Münster.
Das Finanzgericht Münster entschied zugunsten des Klägers und wurde darin nun vom Bundesfinanzhof bestätigt. Die obersten Finanzrichter stellten klar, dass das Finanzamt keine Befugnis zur Schätzung hatte, da der Steuerpflichtige sich berechtigterweise auf die Regelungen des Bundesministeriums der Finanzen berufen konnte. Insbesondere verneinten sie einen Verstoß gegen Aufzeichnungspflichten, da die BMF-Regelung ausdrücklich eine monatliche, pauschale Verbuchung der Entnahmen erlaubte, wenn die veröffentlichten Pauschbeträge angesetzt werden.
Zentral für die Beurteilung war § 148 der Abgabenordnung (AO), der den Finanzbehörden Erleichterungen bei Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten erlaubt, sofern diese der Gleichmäßigkeit der Besteuerung nicht entgegenstehen. Die BMF-Regelung stellte nach Ansicht des Bundesfinanzhofs eine solche Erleichterung dar, auch wenn sie formal nicht als Allgemeinverfügung, sondern als allgemeine fachliche Weisung ausgestaltet war. Entscheidend sei, wie der objektive Erklärungsempfänger – also ein typischer Steuerpflichtiger aus dem betroffenen Gewerbezweig – die Regelung nach Treu und Glauben verstehen durfte. Im Zweifel sei dabei stets das für den Steuerpflichtigen günstigere Verständnis anzunehmen, insbesondere wenn eine andere Interpretation auf Verwaltungsversäumnissen oder Unklarheiten beruht.
Der Bundesfinanzhof stellte zudem klar, dass das Sortiment des Klägers sich im Rahmen des für Supermärkte dieser Art allgemein Üblichen bewegte und keine besonders hochwertigen oder untypischen Non-Food-Artikel umfasste. Da die BMF-Regelung in ihrer Fassung für die Streitjahre keine ausdrückliche Einschränkung hinsichtlich Non-Food-Artikeln enthielt und lediglich Tabakwaren explizit ausnahm, durfte der Kläger auch Entnahmen dieser Produkte pauschal verbuchen. Erst ab dem Jahr 2023 hatte das Bundesministerium der Finanzen die Regelung ausdrücklich dahingehend geändert, dass Nicht-Lebensmittel künftig einzeln zu erfassen seien.